Vier Abläufe, einmal ganz durchgespielt.

Damit Sie nicht raten müssen, was „Automatisierung“ bei Ihnen konkret bedeutet: vier typische Ausgangslagen, jeweils von der ersten Mail bis zum fertigen Datensatz. Mit den Stellen, an denen es erfahrungsgemäß hakt.

Bestellungen aus dem Sammelpostfach Eingangsrechnungen bis zur Freigabe Liefertermine, die sich selbst pflegen Ein Datenstand statt drei

Wie diese Beispiele zu lesen sindEs sind Anwendungsbeispiele, keine Kundenreferenzen: typische Ausgangslagen, wie sie in Unternehmen dieser Größe immer wieder vorkommen, samt dem Lösungsweg, den wir dafür gehen würden. Branchen und Zahlen sind exemplarisch. Was bei Ihnen herauskommt, steht nach der Prozessanalyse fest.

Beispiel 01 · Technischer Großhandel, rund 40 Mitarbeiter

Bestellungen aus dem Sammelpostfach

Etwa 70 Bestellungen am Tag landen in einem gemeinsamen Postfach. Die meisten als PDF-Anhang, jedes Layout anders, ein paar als reiner Text in der Mail. Drei Personen im Innendienst übertragen sie vormittags ins ERP, bevor die Kommissionierung anläuft.

Was vorher passierte

Mail öffnen, Anhang sichten, Kunden im ERP suchen
Artikelnummern übersetzen, weil der Kunde eigene verwendet
Positionen abtippen, Preise und Konditionen gegenprüfen
Auftragsbestätigung erzeugen und zurückschicken
11 bis 15 Minuten je Bestellung, Tippfehler inklusive

Was gebaut wird

Das Postfach wird überwacht, Bestellmails werden erkannt
PDF und Text werden ausgelesen, Positionen strukturiert
Abgleich gegen Artikelstamm und Kundenartikelnummern, auch bei Tippfehlern
Auftrag im ERP anlegen, Bestätigung automatisch versenden
Alles Unklare geht in eine Prüf-Liste mit Original daneben

85%laufen ohne Eingriff durch

<10Sekundenstatt 11 bis 15 Minuten je Vorgang

0Bestellungen, die im Postfach liegen bleiben

ExchangeBelegerkennungKI-ZuordnungERP-Schnittstelle

Beispiel 02 · Produzierendes Unternehmen, rund 120 Mitarbeiter

Eingangsrechnungen bis zur Freigabe

Rund 400 Eingangsrechnungen im Monat, verteilt auf Mail, Post und drei Lieferantenportale. Zwei Personen erfassen, kontieren und hängen der Freigabe hinterher. Zum Monatsabschluss fehlen regelmäßig Belege, von denen niemand weiß, bei wem sie gerade liegen.

Was vorher passierte

Belege sammeln, ablegen, umbenennen
Kopf- und Positionsdaten von Hand erfassen
Passende Bestellung und Lieferschein heraussuchen
Konto und Kostenstelle setzen, Freigabe per Mail anstoßen
Nachfassen, wenn nach einer Woche nichts zurückkam

Was gebaut wird

Ein Eingang für alle Wege: Mail, Scan und Portalabholung
Beleg wird gelesen, Lieferant über den Kreditorenstamm erkannt
Automatischer Abgleich mit Bestellung und Wareneingang
Kontierungsvorschlag aus den Buchungen der Vergangenheit
Digitale Freigabe mit Erinnerung und sichtbarem Status

1Minutestatt 9 Minuten je Beleg im Regelfall

jederzeitsichtbar, bei wem ein Beleg gerade liegt

Skontowird nicht mehr durch Liegezeiten verschenkt

TexterkennungDATEV-ExportBestellabgleichFreigabe-Workflow

Beispiel 03 · Zulieferer im Maschinenbau

Liefertermine, die sich selbst pflegen

Terminänderungen kommen per Mail, teils über Lieferantenportale, gelegentlich telefonisch. Gepflegt wurde an drei Stellen: im ERP, in einer Excel-Übersicht für die Produktionsplanung und im Kopf der Person, die seit Jahren den Überblick hat.

Was vorher passierte

Mail lesen, zugehörige Bestellposition suchen
Termin im ERP ändern
Excel-Übersicht nachziehen, meist erst am nächsten Tag
Vertrieb informieren, damit der den Kunden informiert
Bei kritischen Terminen: Telefonkette

Was gebaut wird

Terminmeldungen werden erkannt und der Position zugeordnet
Das ERP wird aktualisiert, die Änderung wird historisiert
Die Übersicht liest live aus dem ERP, die Excel-Datei entfällt
Vertrieb und Kunde werden nach festen Regeln automatisch informiert
Kippt ein zugesagter Kundentermin, meldet sich das System aktiv

0Excel-Listen für die Terminpflege

sofortstatt am nächsten Tag im System

1Datenstand, auf den sich alle beziehen

Postfach-ÜberwachungPortal-AbrufERP-SchnittstelleBenachrichtigungsregeln

Beispiel 04 · Handel mit eigenem Onlineshop

Ein Datenstand statt drei

Shop, ERP und Buchhaltung kannten dieselben Kunden, Artikel und Preise, jeweils in einer eigenen Variante. Der Abgleich war ein fester Freitagstermin: exportieren, in Excel aufbereiten, importieren, Differenzen suchen. Wer welchen Stand für verbindlich hielt, hing davon ab, wen man fragte.

Was vorher passierte

Wöchentlicher Export aus drei Systemen
Spalten in Excel sortieren, mappen, säubern
Import in die jeweils anderen Systeme
Differenzen suchen und einzeln nachkorrigieren
Rund sechs Stunden pro Woche, jede Woche neu

Was gebaut wird

Je Datenart ein festgelegtes Führungssystem, damit der Streit darüber aufhört
Änderungen werden erkannt, sobald sie passieren
Feldzuordnung mit Validierung vor dem Schreiben
Protokoll über jeden Abgleich, nachvollziehbar bis zum einzelnen Feld
Echte Konflikte werden vorgelegt statt stillschweigend überschrieben

6Std./Wocheweniger Handarbeit

laufendstatt einmal pro Woche freitags

lückenloswer wann welchen Wert geändert hat

RESTWebhooksSQLAbgleichprotokoll

Ihr Ablauf war nicht dabei?

Die vier sind die häufigsten, aber längst nicht die einzigen. Schildern Sie uns Ihren, und im Erstgespräch sagen wir Ihnen, ob und wie sich das lösen lässt.

Ablauf schildern