Die meisten Automatisierungsprojekte scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass vorher niemand genau hingesehen hat. In der Prozessanalyse sehen wir genau hin, bevor irgendjemand eine Zeile Code schreibt.
Automatisiert wird oft das, worüber am meisten geschimpft wird. Wenn man nachmisst, steckt die Zeit regelmäßig woanders, nämlich in einem Schritt, den alle für normal halten.
Ein Ablauf mit fünf Sonderfällen kostet ein Vielfaches eines Ablaufs mit einem. Wer das vorher weiß, kann sinnvoll priorisieren und manchmal den Sonderfall abschaffen, statt ihn zu automatisieren.
Angebote ohne Analyse sind entweder mit großem Puffer kalkuliert oder werden später teuer. Beides wollen wir nicht. Nach der Analyse können wir eine Zahl nennen, zu der wir stehen.
Der Großteil läuft bei uns. Von Ihnen brauchen wir vor allem Zugang zu den Menschen, die den Prozess täglich machen.
Wir setzen uns zu den Leuten, die den Ablauf ausführen, und lassen ihn uns vorführen. Beschreiben reicht nicht. Zwischen der Beschreibung im Ordner und der gelebten Praxis liegen erfahrungsgemäß ein paar Überraschungen.
Wir zählen Vorgänge, stoppen Bearbeitungszeiten und erfassen, wie oft Sonderfälle wirklich vorkommen. Wo es Auswertungen aus Ihren Systemen gibt, nehmen wir die. Sonst messen wir über eine überschaubare Zeitspanne mit.
Was geben ERP, Shop, Buchhaltung und die übrigen Systeme tatsächlich her? Gibt es eine Schnittstelle, eine Datenbank, einen Export? Wer hat die Zugänge, wer darf sie vergeben? Diese Fragen kosten später Wochen, wenn man sie erst dann stellt.
Jeder Kandidat bekommt zwei Zahlen: was er heute kostet und was es kostet, ihn zu automatisieren. Daraus entsteht eine Reihenfolge. In aller Regel zeigt sich dabei, dass zwei oder drei Abläufe den Großteil des Nutzens ausmachen.
Wir gehen das Ergebnis mit Ihnen durch, in einer Sprache, die auch in der Geschäftsführung funktioniert. Danach haben Sie alles schriftlich, auch die Stellen, an denen wir Ihnen von einer Automatisierung abraten.
Vier Dokumente, die auch ohne uns einen Wert haben. Sie gehören Ihnen, ganz gleich ob Sie danach mit uns umsetzen.
Jeder untersuchte Ablauf Schritt für Schritt, mit System, Verantwortlichkeit und Zeitbedarf. Auch die Schritte, die in keinem Organigramm stehen, aber jeden Tag passieren.
Mengen, Zeiten, Ausnahmequoten und die daraus folgenden Jahreskosten je Ablauf. Alles nachgemessen und nachvollziehbar dokumentiert, nichts davon geschätzt.
Was zuerst, was später, was gar nicht. Je Maßnahme: erwarteter Nutzen, geschätzter Aufwand, technische Voraussetzungen und Risiken.
Für den Ablauf, der ganz oben steht: ein konkretes Angebot mit klarem Umfang, Zeitplan und Preis. Ohne Verpflichtung, es anzunehmen.
Können Sie, und manche machen das auch. Der Haken ist der gewohnte Blick: Wer einen Ablauf seit Jahren kennt, sieht die Schritte nicht mehr, die eigentlich überflüssig sind. Dazu kommt die technische Seite. Ob eine Schnittstelle taugt, sieht man ihr von außen selten an.
Kaum. Wir greifen nicht in Ihre Systeme ein, sondern schauen zu und lesen. Die Termine legen wir so, wie es bei Ihnen passt. Spürbar sind vor allem die Gespräche, und die dauern zusammen selten mehr als einen halben Arbeitstag pro Person.
Dann steht das so im Bericht. Das kommt vor, und schlecht ist es nicht. Sie haben dann eine dokumentierte Grundlage, die Frage für die nächsten Jahre abzuhaken, statt sie alle sechs Monate neu zu diskutieren.
Häufiger ist übrigens der Fall dazwischen: Zwei der fünf untersuchten Abläufe lohnen sich deutlich, die anderen drei nicht. Auch das steht dann drin, mit Begründung.
Nein. Die Analyse ist eine eigenständige Leistung, und das Ergebnis gehört Ihnen. Sie können damit intern weiterarbeiten oder Angebote von anderen einholen. Die Unterlagen sind so geschrieben, dass das möglich ist.
Dreißig Minuten, unverbindlich. Wir klären, welche Abläufe überhaupt in Frage kommen und wie groß eine Analyse in Ihrem Fall ausfallen müsste.